3 outils pour planifier vos activités sur Internet et gagner du temps

par Kalagan

GearsJe reçois aujourd’hui Kalagan, blogueur et webentrepreneur nomade lillois, avec qui j’ai passé il y a quelques temps une soirée à Lille, pour discuter autour de quelques bières du Nord de nos bons procédés pour travailler sur internet. Il nous explique dans cet article sa méthodologie d’organisation, basée sur 3 outils informatiques.

Entre Kalagan :

Je travaille sur internet en indépendant depuis 2009 et gère depuis n’importe où dans le monde mes projets via internet. Je suis ce qu’on appelle un nomade digital. J’écris d’ailleurs cet article depuis Mexico, ville coup de cœur dans laquelle je compte rester 2 mois. Je suis l’auteur et l’administrateur d’un blog qui rend compte de mes expériences de voyage et qui explique comment je fais pour travailler sur internet tout en voyageant. Je suis aussi cofondateur de VDN, blog collaboratif sur la thématique du voyage alternatif, formateur en blogging pour les Alliances françaises et associé d’une SARL d’informatique en France.

Autant vous dire que pour gérer toutes ces activités, d’autant plus que je voyage constamment, il m’a fallu développer une stratégie évoluée d’organisation et de planification de mon travail. J’ai donc lu beaucoup sur ce sujet, essayé de nombreux logiciels et services internet. Je vous dévoile aujourd’hui le fruit de mes travaux sur plusieurs années et vous révèle dans cet article les secrets de mon organisation sur internet. J’utilise notamment 3 outils d’une manière bien précise pour m’organiser : Google Agenda, la barre de favoris de mon navigateur web et Evernote.

Google Agenda : la gestion de mes tâches importantes

Connaissez-vous la différence entre tâches urgentes et tâches importantes ? Combien de fois avez-vous lu sur Internet qu’il faut consulter sa boîte email à des heures précises, qu’il faut toujours commencer ses journées par des tâches les plus difficiles et les plus longues à réaliser ? J’ai aussi lu tous ces conseils de productivité et j’en ai tiré les bonnes conclusions pour établir ma méthode d’organisation : je liste dans Google Agenda les tâches importantes que je dois réaliser selon les jours et selon les projets qui leur sont attribués. Je ne travaille que très rarement sur 2 mêmes projets dans la même journée.

Lorsque je commence ma journée en lançant mon navigateur Google Chrome, plus rapide que Firefox pour les services Google, la première page qui s’ouvre, c’est Google Agenda. J’utilise l’affichage sur 2 semaines que je trouve plus ergonomique que tous les autres et je vois toute de suite les tâches importantes que je dois réaliser dans la journée. Je m’exécute alors et travaille sur toutes les tâches prioritaires que j’ai assignées auparavant. Non seulement, en milieu de journée, j’aurai travaillé sur les tâches les plus importantes, celles qui permettent à mes business de progresser, mais en plus, j’aurais aussi l’impression d’avoir déjà réussi ma journée alors qu’il n’est que midi : double efficacité !

google-agenda

 

Pour résumer :

  • Notez vos tâches les plus importantes dans Google Agenda, en utilisant la vue sur 2 semaines
  • Configurez votre navigateur pour qu’il affiche Google Agenda au démarrage
  • Commencer votre journée par réaliser les tâches inscrites dans votre Agenda

Remarques :
J’utilise aussi Google Agenda pour mes rendez-vous, pour mes soirées ou activités du week-end et pour certaines tâches récurrentes mensuelles ou trimestrielles : backup, comptabilité, newsletters… Je n’ai pas vraiment de stratégie pour noter les tâches à effectuer. Certains le font la veille pour lendemain. C’est une bonne idée.

Barre de favoris : les tâches récurrentes hebdomadaires

Quand on travaille sur internet, les tâches récurrentes et rébarbatives font malheureusement partie du quotidien. C’est par exemple le cas des tâches de référencement, de gestion des réseaux sociaux, de traitement de certains emails ou pour un blog, de validation des commentaires. Je me doute que vous avez déjà quelques notions de productivité sur internet et que vous me répondrez que la meilleure façon de traiter ses tâches, c’est de le faire par lot. Et vous avez raison ! Mais comment s’organiser ?

Si l’on note ses tâches récurrentes dans Google Agenda, on va rapidement se retrouver avec une usine à gaz, pleine de couleurs, avec des cases remplies… Pas très optimisée cette solution. J’ai donc inventé une technique basée sur la barre de favoris de mon navigateur. En effet, la plupart de ces tâches doivent être exécutées à partir d’une adresse internet. J’ai donc créé un dossier dans ma barre de favoris avec des sous-dossiers pour chaque jour de la semaine. Quand j’ai terminé mes tâches prioritaires, traité mes emails et pris une pause bien méritée, je peux alors traiter mes tâches récurrentes.

Démonstration en image :

methode-barres-favoris

Vous remarquerez l’utilisation abusive des trigrammes pour faire de la place et éviter les boutons à rallonge. Vous remarquerez aussi que ne figure pas dans le dossier appelé « REC » (comme récurrent), ni le samedi, ni le dimanche. J’ai oublié de préciser que cette méthode de travail est tellement efficace qu’elle vous permettra de libérer vos week-ends 🙂 .

Pour résumer :

  • Créez dans la barre d’outils un répertoire « REC », avec des sous-dossiers correspondant aux jours de la semaine ;
  • Ajoutez-y en fonction des jours de la semaine les tâches récurrentes que vous pouvez traiter par lots, en pointant le lien vers la page internet concernée ;
  • Après vos tâches prioritaires, le traitement de vos emails et votre pause bien méritée, effectuer les tâches récurrentes de la journée.

Remarques :
Si vous travaillez sur plusieurs ordinateurs ou plusieurs navigateurs, je vous recommande le service Xmarks. Ce plugin navigateur vous permettra de synchroniser automatiquement vos marques-pages sur tous vos environnements de travail.

 

Evernote : tâches secondaires et gros travaux

Vous connaissez sûrement ce logiciel très prisé des entrepreneurs qui permet de prendre des notes via votre navigateur ou votre smartphone. Evernote est un logiciel assez souple qui permet de prendre des notes de plusieurs manières. Je l’utilise pour ma part comme un gestionnaire de tâches.

Pour les tâches secondaires :
Plutôt que de surcharger Google Agenda avec encore plus de tâches, de couleurs, de priorité…, j’utilise Evernote en premier lieu pour lister mes tâches secondaires, c’est-à-dire celles que je devrais travailler, si j’ai le temps, après avoir effectuer les tâches prioritaires, traiter mes emails puis les tâches récurrentes.

Pour les tâches prioritaires qui nécessitent des prises de notes :
Il m’arrive de travailler pour des clients en tant que webmaster indépendant. Pour ce genre de tâche, il me faut prendre des notes qui définiront le travail que j’ai à faire. Dans ce cas, Evernote est l’outil parfait. Evernote peut aussi servir à d’autres types de tâches conséquentes : nouvelle version d’un site internet, stratégie d’une opération de communication, liste de liens intéressants pour l’écriture d’un ebook…

evernote

Pour résumer :

  • Utiliser Evernote pour lister vos tâches secondaires
  • Utiliser Evernote pour détailler vos tâches prioritaires conséquentes

Remarques :
Evernote est un outil très souple et je n’ai pas encore défini précisément la manière dont je l’utilise. L’utilisation que j’en fais mérite encore d’être améliorée. Vos commentaires seront d’ailleurs les bienvenus pour en discuter.

 

La journée de travail idéale, efficace et productive :

Maintenant que l’on a vu les différents outils et méthodes d’organisation, voici un exemple de journée « parfaite », organisée de manière chronologique :

  1. Allumez votre ordinateur et lancez Google Chrome : votre Agenda s’affiche et vous pouvez commencer à travailler sur vos tâches prioritaires. Exécutez-les une par une.
  2. Faites une pause bien méritée
  3. Une fois reposé, traitez vos emails
  4. Effectuez vos tâches récurrentes inscrites dans votre barre de favoris
  5. Seconde pause facultative, tout de même conseillée
  6. Si vous avez encore le temps, ouvrez Evernote et traitez vos tâches secondaires

Vous connaissez maintenant ma méthode d’organisation que je trouve optimale pour mes activités. Bien sûr, cette méthode est théorique et il n’est pas toujours évident de la respecter à 100%. Nous sommes peut-être des entrepreneurs, des blogueurs, des webmasters mais nous ne sommes pas non plus des machines séquentielles. Permettez-vous de temps à autre des écarts ou des reports selon votre moral, votre état de fatigue, vos envies du jour…

Mais que cette méthode m’a permis d’organiser mon travail précisément et d’améliorer considérablement ma productivité et mon efficacité au quotidien.

Merci encore Olivier de m’avoir permis de m’adresser à tes lecteurs. Et n’hésitez pas à noter dans vos tâches prioritaires de venir faire un tour sur mes blogs 🙂 .

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Recherches utilisées pour trouver cet article :

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Showing 18 comments
  • Jeremy Goldyn

    Bonjour,

    Pour ma part,

    1. Le matin je regarde mes mon google agenda dans lequel j’y inscrits mes killer tâches (les tâches à vraiment faire) et mes rendez-vous.

    2. Après avoir fini mes killer tâches, je regarde mon Evernote dans lequel je note les tâches moins importantes mais qui doivent quand même être faites 🙂

    3. Je me ménage des pauses car c’est également important 😉

    Jérémy

  • Freddy

    Bonjour Kalagan et Olivier,

    Cet article tombe à pic, ayant du mal à m’organiser, cela me donne une vraie méthode que je ferais sans doute évoluer au fil du temps afin qu’elle me convienne encore mieux. Après essai je reviendrais poster un commentaire.
    Merci beaucoup pour cet article très utile.
    Je vais aller faire un tour sur les blogs comme conseillé à la fins de l’article…^^

    A bientôt.
    Freddy

  • marina

    Merci Kalagan, merci Olivier,

    Je suis persuadée que ces precieux conseils vont contribuer à réduire le stress de certains blogueurs . Personnellement j’utilise assez souvent le mind mapping avec des logiciels comme freemind ou Kdissert pour m’éclaicir les idées, faire le tri dans mes priorités et planifier mes activités. Je n’avais pas pensé à l’astuce des tâches récurrentes que je vais m’empresser d’adopter !

    Autre remarque : je m’aménage quelques courtes pauses de relaxation (je veux dire de véritable relaxation ) dans la journée afin d’être plus disponible à ce que je fais.

    Belle soirée à tous .

    Marina

    • Kalagan

      Très bonne idée les pauses relaxations. Je fais de temps en temps des siestes de 30-45 minutes l’après-midi en écoutant de la musique psyché (notamment Ozric Tentacles). En général, cela remet d’aplomb.

  • Marine

    Bonjour et merci pour cette méthode… moi j’avoue que mon problème c’est surtout la divagation internautique… je m’explique. Si j’ouvre mon navigateur le matin, je vais obligatoirement passer 10min sur FB ou mon mail… et souvent les 10min se transforment en 20-30min… pendant lesquelles ma productivité est donc proche de 0…

    du coup, ma méthode rejoint quand même un peu la tienne mais diffère en cela que je déconnecte le wifi ou l’adsl et je travaille hors ligne pendant 2-3h pendant lesquels je vais écrire 2-3 articles. Puis, après une pause, je me reconnecte, je rapatrie mes articles, je les mets en forme, je trouve les images qu’il faut et je gère mes mails.

    Je laisse généralement les tâches récurrentes pour l’après midi voire la soirée car l’attention nécessaire à ce genre de tâche est moins importante.

    Je connaissais Evernote mais j’avoue être fan de l’application notes de mon smartphone donc du coup j’ai un peu laissé tomber. Ce qui par contre est top sur Evernote c’est que toutes les notes sont synchronisées automatiquement et ça c’est vrai que ça vaut son pesant de cacahuètes.

    Merci encore pour cet article très intéressant!

    Marine

    • Ezelead

      Personnellement, j’allume l’ordinateur en me levant. Avant toute autre chose, je prends connaissance des mails de façon à savoir si quelque chose de nouveau passera en priorité. Je me sers également de l’agenda.
      Mais si, comme beaucoup je divague sur la toile, je tombe souvent sur des idées à exploiter, alors…je ne me l’interdis pas ! toutefois, il faut rester raisonnable, car, si vous ne l’avez pas remarqué, sur internet, le temps s’arrête…mais pas sur l’horloge 🙁
      Je ne connaissais pas evernote. Je l’ai téléchargé.
      Jusqu’à présent, j’utilise des carnets et un stylo…ou des tas de fichiers texte sur le bureau, qu’il faudra ranger…demain.
      OK ! j’ai honte, je sors

      Merci Kalagan (salut le nord) et Olivier

      Corinne

  • Lee

    Salut à tous,

    Merci pour cet article sur l’organisation de son temps et de ses tâches. Pour ma part, j’utilise simplement et gratuitement Astrid.com (online et smartphone). Un must have!

    A bientôt,

  • cathy

    Bonjour,
    Pour ma part j’ai besoin d’une métho assez souple à cause des enfants, dont un bébé.
    Et mon organisation laisse à désirer en ce moment
    Les outils que j’utilise sont similaires, j’ajoute cependant Netvibes.
    Car quand je ne bosse pas sur le même ordi, au moins j’ai tous mes sites préférés, mes références, ect…qui ce balade avec moi

    Cathy

  • Noé Facq

    Bonjour Kalagan et Olivier,

    cet article est tout simplement génial. Ces trucs persos sont une sorte d’appilcation personnel de la méthode de gestion du temps de C.Godefroy que j’ai eu la chance de lire.

    Excellent la méthode de barre des favoris

    cordialement,
    Noé

  • Stéphane

    Superbe organisation en 5 étapes, ça me rappelle l’enchaînement des séquences lors des séances de musculation en salle de sport 🙂 bel article, bonne continuation

  • Marc

    Merci pour cet article simple, clair et efficace comme la méthode.
    L’organisation et la productivité sont un peu mes problèmes et après avoir lu et testé différentes choses, je pense que je vais m’arrêter sur ta méthode (en l’adaptant à mon activité) car elle me paraît être un bon compromis entre toute celles que j’ai testé, sans réel succès.

    A bientôt

  • Enzo Ventura

    Bel article, je relève des outils interressants comme la barre des favoris.

    En tous cas merci car l’organisation pour travailler sur internet est ailleurs c’est primordiale.

    Quand on bosse chez soit, on a pas la notion de temps et l’on passe vite le double de ce que l’on devrait passer sur une tache.

    Ma motivation : être efficcace car j’aime le temps libre

    @ +

  • Kalagan

    Meric Olivier pour m’avoir permis de m’adresser à tes lecteurs. J’espère que cela permettra de mieux organiser votre temps de travail, d’être plus sereins dans vos activités sur internet et d’améliorer vos résultats.

  • AVe

    C’est super comme méthode d’organisation ! Il n’y a pas pire que moi niveau organisation…
    l’affichage sur 2 semaines parait vraiment plus adapté,
    Il est vrai qu’on a tendance à se contenté de voir ce qu’il y a à faire pour le lendemain,
    Merci pour cet article !

  • Berry Goblinfly

    Moi, j’ai un super truc qui marche à tous les coups : un petit carnet et un crayon ^-^
    Plus sérieusement, je mets en pratique les 59 techniques pour s’organiser de Christian Godefroy et ça sauvé mon quotidien quand je me suis mise à mon compte avec quatre enfants « plein de vie » à la maison.
    Super le truc de la barre des favoris, merci ♥

    Berry

  • Thomas

    Merci Kalagan, pour ces conseils d’organisation très précieux. Effectivement j’ai lu beaucoup d’ouvrages à ce propos mais pas toujours facile de s’y retrouver. Perso, j’utilise GoTasks pour exécuter mes tâches récurrentes, mais la technique des favoris est très bien vu surtout quand on doit entretenir un blog au quotidien !

  • Mark

    Merci Kalagan pour cet exemple de méthodologie efficace !

    En tant qu’expert de gestion du temps (un sujet qui m’occupe depuis près de 25 ans), je reconnais que ta méthode est pas mal.
    Et même… bien, très bien !

    Pas forcément pour tout le monde cependant (mais tu n’as jamais obligé personne à faire exactement comme toi), car comme le signale Marine, mieux vaut garder ses périodes de haute énergie (ou haute concentration) pour les tâches importantes (pas forcément urgentes), et tout le monde n’est pas « du matin » !

    Côté outils, Astrid et Evernote sont un bon duo pour les tâches tant récurrentes qu’épisodiques (Astrid et Calendar de Google se valent, côté fonctionnalités, je trouve) ; Evernote a sur bien d’autres outils l’avantage de bénéficier d’une contribution possible par mail (une adresse unique et privée qui sert à poster un propos (idée, article, URL…) sur votre compte Evernote). Très utile quand on n’a pas –ça arrive!– son ordi/tablette/smartphone sous la main mais qu’on peut envoyer un mail.
    À ce sujet, je vais poster un nouvel article sur mon site, car ça m’a fait penser à une astuce que peu connaissent sur gMail… et qui s’applique bien ici.

    Quoiqu’il en soit, et pour que chacun se retrouve avec une bonne efficacité : quelle que soit la méthode que vous mettiez en place (celle de Kalagan par exemple), TENEZ-VOUS Y !
    Au moins quelques semaines, le temps de voir si elle vous convient.
    Ne la modifiez pas trop vite, mais modifiez-la périodiquement, selon les variables du moment (lancement d’un nouveau site, changements d’horaires de vos enfants, et j’en passe).

    Car c’est ÇA, LE secret de la gestion du temps… la persévérance, liée à la souplesse.
    C’est tout !

    À votre réussite !
    M.

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